Reciclar en la oficina la mayoría de las veces no supone un gran esfuerzo. La clave está en establecer previamente, y no al calor de una ardua jornada laboral, pequeñas acciones que reporten grandes beneficios tanto a nivel personal como empresarial.

Consejos para reciclar en la oficina

Reciclar cartuchos de impresoras

Uno de los equipos que más usamos en la oficina son las impresoras y nuestra primera recomendación es que uses cartuchos de tinta y toners recargables para no tener que desecharlos una vez que se consuma la tinta. La facilidad de tener cartuchos y toners recargables puede verificarse en el momento de comprar el equipo según el modelo.

Si la impresora que usamos es de cartuchos o toners de un solo uso, cundo haya que sustituirlos por nuevos, no deben tirarse a la basura. Lo mejor es reportarlos en desuso y si tu empresa tiene implementado un buen sistema de reciclaje integral enseguida se encargarán de la situación y enviarán los cartuchos o toners vacíos a servicios profesionales que podrán reutilizarlos.

Limpiar el buzón de correo

electrónico

Hoy la comunicación a través de correo electrónico es algo muy natural y una recomendación muy simple que facilita el ahorro del consumo de energía es limpiar nuestro buzón de entrada con regularidad. Tal vez no lo sabías, pero el almacenamiento excesivo e innecesario de información ocupando espacio en los servidores genera alto consumos de energía.

Relacionado con la comunicación entre trabajadores, un buen consejo es sustituir todo lo que sea impreso por envíos de archivos digitales a través de una red interna o a través de recursos en línea o correo electrónico. De esta manera se ahorran tanto el papel que se utiliza para imprimir, la tinta de los toners de impresora y la energía eléctrica.

Cubos de reciclaje

Tener en la oficina cubos para reciclar lo que consumimos diariamente. En uno de esos depósitos pueden dejarse los restos de alimentos y materiales no reciclables (empaques de alimentos, los típicos residuos que se acumulan tras limpiar, papel de fax) y en el otro pueden dejarse el papel, la cartulina, el cartón y el plástico. Además, si no existe, es bueno promover en el centro laboral un sistema de recogida de estos residuos que sea eficaz.

Eficiencia energética

Aunque parezca muy obvio, vale recordar que durante el día se puede aprovechar al máximo la iluminación natural que, además de aportar un significativo ahorro de dinero, suele dar más energía y mejorar el estado de ánimo. En este mismo sentido vale también insistir en que luego de terminada la jornada laboral hay que apagar las luces de la oficina, las computadoras u otros equipos (impresoras, fotocopiadoras, teléfonos, aires acondicionados).

La Organización Internacional de Normalización, más conocida por sus siglas en inglés, ISO, es una organización que se creó para la regulación de estándares internacionales el 23 de febrero de 1947. Se trata de una organización independiente con sede en Suiza y que se compone de las organizaciones nacionales de normalización de 164 países. El uso de estándares globales facilita en gran medida la creación de productos y servicios. Esto es algo esencial para que las empresas aumenten su productividad.

Este es el organismo que determina los estándares de cada norma ISO, pero no es el que emite los certificados. La expedición de los certificados ISO la llevan a cabo entidades certificadoras externas.

Una vez analizadas las fortalezas y debilidades de las organizaciones, se llevan a cabo una serie de estudios para la implementación de la norma. Una vez que está el proceso en marcha, se realizan auditorías internas y, una vez obtenido el certificado ISO, se realizan tareas de supervisión.

¿Qué certificados ISO existen?

Los certificados ISO se definen como documentos que acreditan que la empresa cumple una determinada normativa y que ha implementado de forma correcta los estándares de esta. El hecho de contar con diferentes certificaciones diferencia a una compañía de su competencia ya que mejora la imagen que proyecta hacia sus clientes y aumenta su productividad. Uno de los principales beneficios que proporcionan los certificados ISO es que incrementan la confianza, clave para establecer relaciones a largo plazo tanto con clientes como con otros agentes del sector. En función del sector de actividad de una organización, tendrá interés en obtener un certificado u otro. Los certificados ISO se dividen en tres grandes familias.

Gestión de Calidad

La norma ISO 9001 es la más conocida de todo nivel global. Se basa en el Sistema de Gestión de Calidad, y acredita que una empresa cumple con una serie de estándares de calidad en sus productos o servicios, así como en el proceso de producción de estos. Toda la actividad de la compañía está enfocada hacia la mejora continua.

Gestión Ambiental

Existe una gran concienciación sobre la importancia de cuidar el medio ambiente y frenar el cambio climático, de ahí que las normas ISO de Gestión Ambiental hayan tenido un gran auge en los últimos años. El certificado ISO 14001 es el más conocido de todos. Demuestra el compromiso de una empresa con el entorno natural, minimizando el impacto que su actividad productiva tiene en él.

Gestión de Riesgos y Seguridad

Los certificados ISO de Gestión de Riesgos y Seguridad, cuyo objetivo es el de crear entornos de trabajo seguros, en los que los empleados puedan desarrollar su actividad de forma satisfactoria. El certificado ISO 45001 es uno de los más demandados por las empresas actuales ya que con él se comprometen a cumplir con todos los requisitos legales en materia de seguridad. Garantiza el cumplimiento de los estándares del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, de manera que las compañías acreditan que la salud y la seguridad de sus trabajadores está controlada.

Seguridad de la Información

Porque para el fin de preservar la información, se ha demostrado que no es suficiente la implantación de controles y procedimientos de seguridad realizados frecuentemente sin un criterio común establecido, en torno a la compra de productos técnicos y sin considerar toda la información esencial que se debe proteger.

La Organización Internacional de Estandarización (ISO), a través de las normas recogidas en ISO / IEC 27000, establece una implementación efectiva de la seguridad de la información empresarial desarrolladas en las normas ISO 27001 / ISO 27002.

Seguridad Alimentaria

La seguridad en los piensos y alimentos para el ganado es una de las nuevas preocupaciones de los consumidores de alimentos a nivel mundial.

El adecuado control de la cadena de producción alimentaria en su totalidad, teniendo en cuenta todas sus etapas, es la única forma de garantizar la inocuidad de los alimentos.

ISO 22000, establece los requisitos para cualquier organización en la cadena alimentaria y tiene por objeto garantizar que no hay eslabones débiles en la cadena de suministro de alimentos.

El objetivo de la cultura de la calidad es ayudar a las empresas a mejorar su capacidad para cumplir de forma sistemática los requisitos del cliente o de la normativa. Un componente importante de un sistema exitoso es un programa de acciones correctivas que aborde adecuadamente las no conformidades.

El pionero de la calidad W. Edwards Deming introdujo el ciclo Plan-Do-Study-Act (PDSA) como una herramienta de planificación, implementación y mejora continua. En los círculos de la calidad, evolucionó hasta convertirse en el ciclo Plan-Do-Study-Act (PDCA). Esta herramienta puede aplicarse a un sistema de gestión de la calidad en su conjunto o a componentes individuales.

Paso 1: Comprender los requisitos del sistema (Plan)

Buscar la comprensión antes de la acción es el primer paso para crear un sistema de acción correctiva eficaz. Aunque las normas de calidad detallan los distintos requisitos, puede ser necesario actuar con la debida diligencia para entender exactamente lo que hay que hacer. Las necesidades de documentación y los requisitos de procedimiento de las acciones correctivas deben evaluarse con precisión para minimizar los errores de implementación.

Paso 2: Planificar el proceso (Plan)

La planificación es la fase de diseño en la que se toman decisiones sobre el marco y la mecánica de un sistema de acciones correctivas, incluyendo la forma de integrar el sistema en las operaciones actuales.

La planificación también debe abordar las funciones del personal para el proceso de acción correctiva. Más concretamente, deben planificarse los procedimientos y conductos para la realización de las siguientes tareas clave:

• Evaluar y valorar los desencadenantes de las no conformidades (reclamaciones de los clientes, resultados de las auditorías, parámetros del proceso, etc.)
• Identificar las no conformidades legítimas y los problemas relacionados
• Capturar e introducir los problemas en el proceso de acción correctiva
• Investigar y llegar a la causa raíz de un problema
• Determinar y aplicar soluciones
• Revisar, comprobar y verificar la eficacia de la resolución de un problema
• Utilizar los protocolos de gestión de riesgos para garantizar que las principales no conformidades tengan la máxima prioridad.
• Establecer las responsabilidades del personal en las distintas fases del proceso de acción correctiva.

Paso 3: Desarrollar y documentar (Hacer)

En esta etapa de desarrollo, se crea un sistema de acciones correctivas cohesionado de acuerdo con un plan bien desarrollado. Se forman equipos y se les da la autoridad y la responsabilidad de desarrollar completamente el programa.

Los deberes del equipo incluyen asegurarse de que el sistema de acciones correctivas está estructurado adecuadamente y es funcional y compatible con los elementos de gestión de la calidad existentes que proporcionan alertas de no conformidad. Las actividades de esta etapa también incluyen la documentación formal de las políticas, los procedimientos y las responsabilidades de los encargados y usuarios del sistema.

Paso 4: Realizar la formación (Hacer)

La implantación de cualquier sistema nuevo puede alterar significativamente la norma, creando ansiedad en los afectados por el cambio. Para algo tan grande como un sistema de acciones correctivas que abarca todas las operaciones de la empresa, los cambios en la gestión exigen una formación adecuada.

La formación debe incluir eventos de aprendizaje interactivos que se relacionen directamente con las funciones del puesto de trabajo y deben incluir prácticas, con sesiones de aprendizaje en el puesto de trabajo, simulaciones de mesa, estudios de casos, o una mezcla de los tres.

Si el plan es utilizar un sistema electrónico para registrar las no conformidades, por ejemplo, la formación debe cubrir el funcionamiento del sistema, explicar los detalles de acceso y describir los campos de datos pertinentes. Además, el personal debe poder practicar la introducción de datos utilizando varios escenarios diferentes de acciones correctivas.

Paso 5: Implementar (Hacer)

Después de la formación, la aplicación del sistema de acciones correctivas debe tener lugar lo antes posible para reducir la brecha entre la formación y el uso real de las nuevas habilidades y conocimientos. En este paso, los procedimientos de acción correctiva se ponen en marcha y los mecanismos del sistema son plenamente operativos. El personal designado dispone de instrucciones y métodos para gestionar a fondo las acciones correctivas.

Paso 6: Probar el sistema (Comprobar)

El objetivo es verificar la funcionalidad y el uso. La comprobación puede realizarse auditando una muestra de acciones correctivas desde la entrada del sistema hasta la investigación, resolución y cierre. Los resultados de la auditoría pueden contribuir a futuras acciones correctivas y cambios. Cuando se realicen cambios, es importante notificar y formar al personal afectado.

Paso 7: Ajustar y mejorar (Actuar)

Se toman medidas para afinar el sistema hasta el punto de que las no conformidades se detecten, evalúen y resuelvan de forma fiable. El objetivo es convertir la gestión de las acciones correctivas en un proceso coherente y eficaz mediante la mejora continua.

Un sistema de acciones correctivas adecuado detecta y resuelve las no conformidades. Al incluir el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar en los esfuerzos de implementación, el lanzamiento de un sistema de acción correctiva exitoso está al alcance de la mano.